Новости в области бухгалтерского учета и налогообложения
В обязанности нанимателя не вменен прием электронных больничных. Сейчас информация, содержащаяся в них, принимается несколькими способами:
- установка специальной учётной программы;
- взаимодействие посредством личного кабинета страхователя (cabinets.fss.ru).
Электронный больничный без труда обменивается на аналогичный документ на бумажном носителе. Для этого надо обратиться в медицинское учреждение, занимавшееся оформлением больничного (письмо ФСС от 11.082017 № 02-09-11/22-05-13462). В какой форме предоставлять больничный, определяют сами сотрудники.
Тенденция такова, что рано или поздно вся документация будет в электронном виде. Почему бы не идти в ногу со временем, думают многие, ведь немало организаций давно отошло от практики заполнения бумажных больничных листов.
Более того, ФСС и поликлиники сами склоняют к принятию такого решения. Некоторым организациям Фонд отправляет различные памятки, посвященные работе с электронными больничными. И всем компаниям советует перейти на электронный документооборот по части больничных листов.
А медицинские учреждения просто настойчиво предлагают оформление больничных в электронном виде, т.к. это удобнее и врачам, и самой больнице.
Как перейти на электронные больничные
Для того, чтобы иметь возможность работать с такими листами о временной нетрудоспособности, работодателю необходимо сделать следующее:
- уточнить у ФСС возможность перехода на электронные больничные;
- иметь (или получить) электронную подпись, которая подходит для таких больничных (это уточняется у спецоператора, через которого планируется отправка отчетности);
- зарегистрировать организацию на портале Госуслуг (это можно сделать только из подтвержденного аккаунта физического лица. Подробная инструкция);
- завести личный кабинет в ЕИИС «Соцстрах» (для этого нужен мобильный, использующийся для входа в кабинет физлица на Госуслугах, и сгенерированный внутри этого кабинета пароль. Подробная инструкция);
- установить программу для заполнения информации в больничных листках. Можно воспользоваться программой «Подготовка расчетов для ФСС» или 1С: Зарплата и Кадры.
Компания «Профучет» использует для отправки всех видов отчетности Контур.Экстерн. Это удобно – подпись в Контуре класса «обычная» подходит и для отправки «регулярной отчетности», и для отправки электронных больничных. В случае, если для отправки отчетности используется другой спецоператор, рекомендуется уточнить у него, подходит ли ваша подпись для перехода на электронные больничные.
Также стоит заметить, что не все поликлиники могут быть подключенные к электронному обмену информацией о «цифровых больничных», и возможно, что полностью избавиться от «традиционных больничных» не удастся.
Подключение к электронному обмену информацией с поликлиниками и ФСС – дело достаточно простое как со стороны работодателя, так и со стороны работника (которому тоже нужно зарегистрироваться). Работодатель должен уведомить сотрудников о возможности использования электронных больничных или наоборот – о том, что компания в данный момент не готова к электронному обмену информацией с поликлиниками. А работник, в свою очередь, может сказать о своей готовности к переходу на новые больничные или о том, что его поликлиника может выдавать только бумажные.
А стоит ли?
В 2019 году у компаний нет обязанности использовать электронные больничные, они введены исключительно для удобства работодателя, работника и самих поликлиник.
Электронный больничный имеет много плюсов – его нельзя забыть, потерять, испортить. Большим плюсом является то, что такой больничный подделать гораздо сложнее, чем бумажный (но назвать его полностью неподделываемым все-таки нельзя).
Минусы тоже есть – в программах регулярно встречаются ошибки и баги, и никто не гарантирует, что больничный вдруг внезапно не исчезнет из системы. Если программа зависнет или будет недоступна из-за других неполадок (поломка компьютера, отсутствие электричества) – работать с электронным больничным не получится.
Однако технические сбои могут случиться с любой программой, которые уже используются в работе, поэтому назвать эти минусы существенными не получается.
Выходит, электронный и обычный больничный – это «дело вкуса». Если работодатель не хочет подключаться к системе электронного обмена информацией, он имеет право этого не делать, но в этом случае он обязан уведомить об этом сотрудников. При этом серьезных минусов и препятствий для перехода на электронные больничные для работодателя нет.
Если работник принес не тот больничный…
Например, вы успешно подключились к электронным больничным, а работник принес бумажный. Или наоборот, у вас нет возможности принимать электронные больничные, а сотрудник хочет «прийти» с электронным.
В первом случае работодатель не имеет права не принять бумажный больничный. Вне зависимости от способа обмена информацией с ФСС, электронный и бумажный больничные полностью равнозначны.
Во втором случае ситуация гораздо проще – у работодателя нет возможности увидеть больничный, значит, работнику придется снова идти воевать в поликлинику.
Отличие электронного и бумажного больничных
Единственное их отличие – один цифровой, второй физический. Пособия и выплаты по ним рассчитываются одинаково, сроки начисления одни и те же.
В личном кабинете страхователя работодателю будет доступна вся нужная ему информация – он будет видеть все больничные своих сотрудников, полученные в период работы в его компании.
Электронный больничный лучше всего подойдет для компаний с большим штатом и регулярным появлением листков о временной нетрудоспособности. Вся информация будет собрана в одном месте, по ней можно осуществлять поиск, систематизировать, объединять – это довольно удобно.
А компании поменьше могут прекрасно себя чувствовать и с обычными листками о временной нетрудоспособности. Когда работодатель получает от силы 10 больничных в год, то их «бумажность» - это не проблема: они не занимают много места, и в них сложно запутаться. Можно позволить себе любой вид больничных!